Conseils rapides pour mieux utiliser Excel

Publié le : 02 juin 20229 mins de lecture

Comme on le sait, Excel est l’un des outils les plus complets pour travailler avec des feuilles de calcul, des graphiques, des calculs et des rapports. Souvent adopté dans le milieu de l’entreprise pour une meilleure gestion des tâches, Excel est très demandé par rapport à leurs connaissances par les employés d’une entreprise.

Parmi tant de fonctionnalités et d’importance, travailler avec Excel n’est pas toujours une tâche pratique. En réfléchissant à ce sujet, nous avons séparé 10 conseils rapides pour utiliser Excel de manière plus productive. Suivez-moi !

1. transposer les données des lignes aux colonnes

Il nous arrive souvent de copier des données de n’importe quel endroit vers Excel, ou même d’ouvrir une certaine feuille de calcul reçue par courrier électronique, mais les informations ne semblent pas être organisées comme nous le souhaitons. Par conséquent, une fonction très utile d’Excel est la transposition des lignes de données en colonnes sans qu’il soit nécessaire de retaper les informations manuellement.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons une feuille de calcul avec l’enregistrement des personnes. Notez que les informations sont regroupées en trois colonnes, et dans ce cas, nous voulons les organiser en lignes :

Pour effectuer la transposition, il suffit de sélectionner le tableau entier, de le copier (ctrl C) et de le coller ; il suffit d’utiliser l’option Transposition, en accédant à l’onglet Accueil.

Notez qu’Excel créera automatiquement une copie du tableau, mais groupé en lignes.

Important : pour définir la position du tableau à coller, il suffit de sélectionner la cellule souhaitée avant de coller.

Avec cette option, il est possible de convertir des lignes en colonnes et vice versa.

2. Menu de raccourcis

Vous avez utilisé Excel quotidiennement et vous avez remarqué que certaines fonctionnalités sont utilisées en permanence. Ainsi, vous réalisez que si vous automatisez ces ressources grâce à des raccourcis pour un accès facile, ce serait un grand avantage pour gagner du temps.

Par défaut, Excel propose trois raccourcis dans le menu supérieur, à savoir : Enregistrer, Annuler la saisie et Répéter la saisie, comme illustré ci-dessous :

Pour ce faire, il suffit d’accéder à Fichier

3. Identifier les valeurs dupliquées

Avez-vous déjà reçu une longue liste d’entrées dans votre courrier électronique et dû identifier manuellement l’existence d’informations en double ?

Sachez qu’en utilisant la fonction de formatage conditionnel, vous pouvez rapidement savoir si une liste contient des données en double.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons une simple liste à vérifier pour les informations en double.

Ensuite, il suffit de le sélectionner et d’accéder à l’onglet « Page d’accueil ».

Choisissez un formatage pour les cellules et cliquez sur OK.

Notez qu’Excel indique automatiquement les cellules qui contiennent des informations en double.

4. Ajustement des rangées et des colonnes

Il est très courant d’ajuster la largeur des lignes et des colonnes dans Excel afin de mieux organiser les données qui sont insérées. Cependant, lorsque l’on utilise cette fonctionnalité manuellement, en plus d’être laborieuse, il y a le risque de ne pas pouvoir maintenir une norme dans les dimensions de chaque ligne ou colonne.

Ainsi, pour les ajuster rapidement, il suffit de sélectionner les cellules qui recevront les ajustements et d’accéder aux options : Onglet de la page d’accueil

Une petite fenêtre s’ouvre pour saisir une valeur pour la nouvelle dimension. Dans ce cas, il suffit de saisir la valeur souhaitée et de cliquer sur OK.

A la fin de l’opération, constatez qu’il y a eu l’ajustement dans toutes les lignes ou colonnes souhaitées de manière standardisée et pratique.

5. Formatage rapide des tableaux

La mise en forme des tableaux est considérée comme une tâche laborieuse pour de nombreux utilisateurs. Mais si cette tâche était simplifiée en quelques clics, ce serait formidable, n’est-ce pas ?

Avec la fonction Style de cellule, il est possible d’obtenir un formatage rapide des tableaux, y compris des titres. Il suffit de sélectionner le tableau à mettre en forme et d’accéder aux options : Onglet de la page d’accueil

Remarque : pour mettre en forme les titres des tableaux, vous devez les sélectionner séparément.

A la fin de l’opération, notez que le formatage a été appliqué instantanément.

Vous pouvez créer vos propres styles de formatage en allant dans l’onglet Page d’accueil

6. Sélection en un clic

Lorsque l’on travaille avec une grande feuille de données dans Excel, il est possible de constater toute la difficulté de la manipulation des données. L’une de ces difficultés est la sélection de toutes les cellules de la feuille de calcul. Cependant, peu de personnes connaissent l’option permettant de sélectionner toutes les feuilles de calcul d’un seul clic.

Ensuite, lorsque vous souhaitez sélectionner toutes les cellules d’une feuille, il suffit de cliquer sur le bouton situé à gauche de la feuille, comme indiqué ci-dessous :

De cette façon, vos interminables sélections de cellules peuvent être simplifiées en un seul clic.

7. Assemblage de dés de cellules

La fusion de textes n’est peut-être pas une tâche si courante. Cependant, lorsqu’il travaille régulièrement avec Excel, tout utilisateur peut avoir besoin de fusionner les informations de deux ou plusieurs cellules en une seule.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons un tableau avec les noms et prénoms des personnes. Bientôt, nous voulons réunir ces deux informations dans une seule cellule, apportant ainsi le nom complet de la personne.

Si nous utilisons l’option manuelle de copier-coller ou de retaper, cette tâche serait extrêmement laborieuse. Toutefois, dans ce cas, vous pouvez simplement utiliser l’option

Notez que nous utilisons des guillemets avec espace (â â) afin qu’il y ait un espace entre l’union des cellules. Après la fin de l’opération, appuyez simplement sur Entrée et vérifiez le résultat.

Nous pouvons également utiliser la poignée d’autocomplétion et l’appliquer aux autres cellules :

8. Création de modèles

Les personnes qui utilisent fréquemment Excel, ont souvent besoin de créer quotidiennement de nouvelles feuilles de calcul similaires à celles déjà créées précédemment. Ainsi, refaire tous les processus de création et de formatage devient une activité laborieuse. Par conséquent, la création de modèles prédéfinis apparaît comme un facilitateur de ressources dans le temps pour développer de nouvelles feuilles de calcul. Pour ce faire, il suffit de créer une feuille de calcul comme vous le souhaitez, comme indiqué ci-dessous :

Ensuite, cliquez sur Enregistrer sous, donnez un nom au fichier et choisissez le Type : « Modèle Excel » comme indiqué dans l’image ci-dessous :

Remarque : choisissez  » Modèle Excel activé pour les macros  » si le classeur contient des macros que vous souhaitez rendre disponibles dans le modèle.

Cliquez sur Enregistrer. Le modèle sera enregistré automatiquement dans le dossier des modèles.

Lorsque vous avez besoin de créer une feuille de calcul similaire au modèle, il suffit d’ouvrir Excel et de sélectionner l’onglet Personnel comme le montre l’image ci-dessous :

Tous les modèles créés par l’utilisateur seront affichés. Dans ce cas, il suffit de sélectionner le modèle souhaité en double-cliquant dessus.

9. Résultats rapides

Il existe plusieurs tâches qui sont effectuées plusieurs fois dans Excel. L’une de ces tâches est la simple addition de cellules, mais peu d’utilisateurs connaissent la possibilité d’obtenir, par exemple, le résultat d’une somme sans devoir utiliser une formule.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons trois cellules contenant des valeurs dont nous voulons connaître le résultat de la somme entre elles. Ainsi, il suffit de sélectionner les cellules et de vérifier la barre d’état.

Il est également possible d’ajouter d’autres commandes à la barre d’état en cliquant simplement avec le bouton droit de la souris sur la barre et en les sélectionnant comme on le souhaite.

10. Raccourcis

Les raccourcis sont sans aucun doute l’un des meilleurs moyens de rationaliser le travail dans Excel. Les opérations qui sont effectuées avec un certain nombre de clics peuvent être simplifiées grâce à des commandes de raccourci rapide. Certains des principaux raccourcis dans Excel sont :

  • CTRL OÂ crée un nouveau classeur
  • CTRL T Sélectionne toute la feuille de calcul actuelle
  • CTRL W Ferme la fenêtre du classeur sélectionné.
  • CTRL A Afficher l’onglet pour ouvrir le fichier Excel.
  • CTRL Page Down : Altera aba
  • CTRL Page Up : Basculer vers le haut ou le bas.
  • CTRL B : Salvar
  • CTRL N : Applique du gras à la police
  • CTRL S : Applique le soulignement à la police de caractères.
  • CTRL B : Appliquer l’italique à la police.

Sur la base des conseils mentionnés ici, il est possible d’obtenir une meilleure productivité dans les activités réalisées dans Excel afin d’obtenir de meilleurs résultats dans un temps de travail plus court. Par conséquent, ces conseils, aussi simples soient-ils, peuvent apporter une grande différence dans la qualité du travail effectué par les utilisateurs.

Les conseils vous ont-ils plu ? Avez-vous des astuces pour Excel ?

 

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